¿Puedo eliminar documentos físicos después de digitalizarlos? Esto dice la ley en El Salvador
La digitalización no es suficiente: lo que dice la ley
Digitalizar un documento escaneándolo no te autoriza automáticamente a eliminar el original en papel. En El Salvador, la Ley de Firma Electrónica y su Reglamento establecen requisitos técnicos y legales específicos para que un documento digital sea considerado equivalente al físico.
Desde la reforma de la ley en 2021 y su reglamento en 2023, solo se pueden eliminar documentos físicos si han sido digitalizados bajo condiciones que garanticen su integridad, autenticidad y legibilidad, y a través de un proveedor acreditado oficialmente.
¿Qué se necesita para conservar documentos digitalmente con validez legal?
Para que un documento digital pueda sustituir legalmente al físico, debe cumplir con lo siguiente:
1. Firma electrónica avanzada y sello de tiempo
El documento digital debe estar firmado electrónicamente con un certificado reconocido y contar con un sello de tiempo emitido por una autoridad confiable. Esto asegura que no ha sido alterado desde su generación.
2. Conservación por un proveedor acreditado
Solo los proveedores acreditados por el Ministerio de Economía están autorizados para realizar procesos de conservación y desmaterialización con validez jurídica. En El Salvador, ese proveedor es ITSS, con quien ARANAS trabaja como partner autorizado.
3. Registro, trazabilidad y evidencias
El proceso debe dejar trazabilidad completa: desde el ingreso del documento físico, su transformación digital, firma, almacenamiento y disponibilidad para auditorías o revisiones futuras.
¿Qué pasa si elimino documentos sin cumplir estos requisitos?
Eliminar documentos sin seguir el proceso establecido puede invalidar la información ante una auditoría, juicio o inspección regulatoria. Además, expone a tu organización a riesgos legales, sanciones y pérdida de evidencia crítica.
Importante: No todos los documentos requieren conservación legal, pero aquellos que sí (contratos, expedientes legales, registros contables, historiales médicos, etc.) deben cumplir el proceso completo.
¿Cómo empezar a eliminar papel cumpliendo la ley?
El primer paso es diagnosticar qué documentos pueden ser desmaterializados, y luego aplicar el proceso completo con acompañamiento legal y técnico.
En ARANAS, te guiamos paso a paso en conjunto con ITSS, el único proveedor acreditado para estos fines en El Salvador. Nuestro servicio incluye:
- Recolección y clasificación de archivos
- Digitalización con control de calidad
- Firma electrónica + sello de tiempo
- Conservación segura y legal
- Emisión de acta de cierre y eliminación física autorizada
Sí puedes eliminar papel, pero no de cualquier forma
Eliminar tu archivo físico es posible, si lo haces con respaldo legal, tecnológico y documental. De lo contrario, podrías estar digitalizando en vano.